Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van BookingBrain, een dienst van AIDG, KvK 94044627, gevestigd te Leeuwarden. Ze zijn bedoeld voor zakelijk gebruik door ondernemers.

1. De dienst

BookingBrain is online software waarmee je afspraken plant, klanten beheert, online betalingen ontvangt en AI-functies gebruikt. Elk pakket, ook Gratis, bevat alle functies; de pakketten verschillen alleen in de servicefee op online betalingen. We leveren de dienst zoals hij op dat moment is, en verbeteren hem doorlopend. Functies kunnen veranderen; bestaande functies halen we niet zomaar weg zonder je vooraf te informeren.

2. Account en gebruik

Je bent verantwoordelijk voor je inloggegevens en voor wat je team doet.
Je gebruikt de dienst niet voor onwettige doeleinden en verstuurt geen ongevraagde reclame (spam) aan mensen die daar niet om hebben gevraagd.
Je zorgt zelf voor een geldige grondslag om de gegevens van jouw klanten te verwerken en te mailen.

3. Abonnement, prijzen en btw

Je kiest een abonnement per maand of per jaar; de genoemde bedragen zijn inclusief btw en op je factuur staat het btw-bedrag apart.
Gratis kost niets en heeft geen looptijd. Een betaald pakket (Pro of Zakelijk) gaat direct in, zonder proefperiode, en wordt per maand of per jaar vooraf geïncasseerd.
Een jaarabonnement kost 10 keer de maandprijs (2 maanden gratis). Opzeggen: zie artikel 8.
Van maand naar jaar overstappen kan altijd; het jaar gaat dan direct in en het ongebruikte deel van de lopende maand wordt verrekend met de jaarfactuur.
Prijswijzigingen melden we minstens 30 dagen vooraf. Ben je het er niet mee eens, dan kun je opzeggen vóór de wijziging ingaat.
Alle kosten staan overzichtelijk op de pagina tarieven.

4. Betalingen van jouw klanten

Ontvang je online betalingen, dan lopen die via een betaaldienstverlener waar jij zelf een account bij aanmaakt. Het geld gaat rechtstreeks naar jouw rekening, min twee posten die we met de doorbetaling verrekenen:

De servicefee van BookingBrain, per online betaling en afhankelijk van je pakket: Gratis 1% + € 0,10, Pro 0,5%, Zakelijk geen servicefee. De servicefee geldt voor alle online betalingen, ook voor cadeaubonnen, aanbetalingen en lidmaatschappen met een maandelijkse incasso. Bij een lidmaatschap rekenen we het vaste deel om naar een percentage van de maandprijs; dat percentage ligt vast bij de start van het lidmaatschap.
De werkelijke transactiekosten van de betaaldienstverlener, 1-op-1 en zonder opslag.

Voor bedrijven die al klant waren vóór de invoering van de servicefee (oktober 2026) geldt de servicefee pas 30 dagen nadat we die in de app hebben aangekondigd. Je ziet bij elke betaling wat er is ingehouden. Wij zijn geen partij bij de betaalrelatie met jouw klant en zijn niet verantwoordelijk voor terugboekingen of geschillen daarover.

5. AI-functies

AI-functies zijn hulpmiddelen. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat er namens jouw bedrijf naar buiten gaat: controleer teksten en voorstellen vóór verzending.
Zet je een automatisering op autopilot, dan geef je toestemming dat die actie zonder tussenkomst wordt uitgevoerd. Alles blijft terug te vinden in het overzicht en het auditlog.
AI zit in elk pakket. Alle AI-functies (ook de AI-collega) verbruiken het AI-tegoed van je bedrijf, dat je los bijkoopt; we rekenen per AI-actie het verbruik af tegen twee keer de inkoopprijs. Een resterend saldo aan oude AI-credits gaat eerst op. Bijgekocht AI-tegoed en een welkomsttegoed via een deellink vervallen niet; AI-tegoed dat bij een abonnement hoort vervalt 12 maanden na bijboeken. Is het tegoed op, dan stoppen de AI-functies; de rest van de dienst blijft gewoon werken. Er wordt nooit automatisch bijgekocht. Had je bij de invoering van dit prijsmodel (oktober 2026) al een betaald abonnement met maandelijks AI-tegoed, dan krijg je dat bedrag elke betaalde periode als AI-tegoed zolang dat abonnement loopt.
Advies van de AI is geen juridisch, fiscaal of medisch advies. Bij de juridische voorbeeldbrieven (zoals een aanmaning) ben jij degene die beslist of en hoe je hem verstuurt.

6. Beschikbaarheid en onderhoud

We doen ons best de dienst continu beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken beschikbaarheid. Gepland onderhoud kondigen we waar mogelijk vooraf aan en plannen we buiten drukke uren. Bij een storing kun je ons bereiken via info@bookingbrain.nl; we reageren op werkdagen binnen één werkdag.

7. Jouw gegevens blijven van jou

Alle gegevens die jij invoert blijven van jou. Je kunt ze op elk moment volledig exporteren via Instellingen → Je gegevens exporteren. Hoe we ermee omgaan staat in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst, die onderdeel is van deze voorwaarden.

8. Opzeggen

Je kunt opzeggen via je factuurportaal, zonder opzegtermijn en zonder kosten. Een maandabonnement stopt aan het einde van de lopende maand. Een jaarabonnement betaal je vooruit en loopt een jaar. Je kunt het op elk moment opzeggen; het stopt dan aan het einde van het lopende jaar. Vooruitbetaalde maanden worden niet terugbetaald, behalve waar de wet dat voorschrijft. Je houdt toegang tot het einde van de betaalde periode. Daarna heb je nog 30 dagen om te exporteren; vervolgens verwijderen we je gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren. Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met een termijn van 30 dagen, of direct bij misbruik of wanbetaling.

9. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat je in de zes maanden vóór het voorval aan abonnementskosten hebt betaald, met een minimum van € 250. We zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst, gemiste afspraken of gevolgschade. Deze beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze kant, en niet waar de wet dat verbiedt.

10. Klachten en geschillen

Heb je een klacht? Mail info@bookingbrain.nl — we reageren binnen vijf werkdagen en zoeken samen een oplossing. Komen we er niet uit, dan is Nederlands recht van toepassing en is de rechtbank Noord-Nederland bevoegd.

11. Wijzigingen

We kunnen deze voorwaarden wijzigen. Belangrijke wijzigingen melden we minstens 30 dagen vooraf per e-mail of in de app. Gebruik je de dienst daarna nog, dan gelden de nieuwe voorwaarden; anders kun je kosteloos opzeggen.